12 características de workplace, antes gsuite
Se trata de la suite que ofrece Google (gsuite, gsuite business), que incluye aplicaciones de productividad, comunicación y administración. Te dejamos esta lista, y si te animas, al final hay un enlace para que tomes una prueba gratuita de la suite.
1. No existe el botón “guardar”.
Toda la suite opera en web. Ya sea que estés creando un documento, una hoja de cálculo, presentación, no importa: todo lo que hagas se irá respaldando conforme avances en la elaboración de tu trabajo.
2. Puedes consultar y restaurar versiones anteriores.
Así como suena. Tú trabajas en tu documento, el mismo se va guardando de forma automática, y Google va creando versiones, mismas que puedes consultar y/o restaurar. Es decir: puedes navegar entre varias versiones de tu documento a través del tiempo, y también puedes asignar un nombre a cada versión. Increíble.
3. Mayor espacio de almacenamiento.
Con tu cuenta gratuita de Google, regularmente tienes hasta 15GB de espacio en general (Google Drive). Con una cuenta básica de GSuite (5 USD por mes), tienes 30GB. Con una cuenta básica de negocio, puedes obtener espacio ILIMITADO (10 USD por mes). Solo queda limitado a 1 TB si tu organización tiene menos de 4 usuarios.
4. No hay modelos de datos, pero hay algo mejor: Google Data Studio.
Si eres un usuario intensivo de Excel, es posible de uses modelos de datos en Power Pivot (con DAX), y tal vez Power BI. En GSuite no hay tales herramientas, hay algo mejor: Google Data Studio (e inclusive Google Sheets por sí mismo ofrece una buena funcionalidad en reemplazo de Power Pivot y Power BI). Google Data Studio tiene actualizaciones frecuentes, y hace algunas semanas se agregó la opción de “data blending”, lo que te permite relacionar tablas usando campos clave (uno o varios), y así tener la posibilidad de mezclar datos (joins). Sin mencionar que los datos pueden venir de más de una fuente: puedes mezclar tablas que vienen de MySQL con tablas de Google Sheets, y estas con datos de archivos CSV. Depende de ti. ¿Necesitas más? Puedes usar tus datos de Google Analytics, YouTube analytics, y combinarlos con otras tablas. También se pueden hacer visualizaciones geniales que operan en web y lucen muy elegantes. Ve algunos ejemplos aquí: ver.
5. Siempre tendrás la versión más actualizada de las herramientas.
Lo sabemos: mantener actualizadas tus aplicaciones puede ser tedioso. Esto no es un problema con GSuite: siempre estarás usando la versión más reciente de todas las herramientas, sin procesos manuales. Google se encarga de todo.
6. Tendrás acceso a Google Sites.
Se trata de una herramienta que te permite crear páginas de contenido en formato de página web (un sitio). En estos sitios puedes agregar contenido diverso: texto, imágenes, fragmentos de documento de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc. Sirve para distribuir contenido diverso: manuales, dashboards, comunicados. El límite es tu creatividad. En este blog hay algunos ejemplos. Desde luego, tú decides quién puede ver el contenido: solo tú, un equipo específico (usuarios de GSuite), todo tu equipo de trabajo, el mundo entero! Tú decides. Ve un ejemplo aquí: ver.
7. Todo el ambiente es colaborativo, incluyendo las notas.
Además de las aplicaciones conocidas de productividad, hay otras complementarias que te ayudan a organizar tu tiempo y tareas. Con Google Keep puedes crear notas y listas de tareas, que al igual que otros documentos de trabajo, también puedes compartir y editar en equipo. Recuerda que en GSuite siempre tienes la opción de compartir documentos para lectura y edición con quien tú elijas.
8. Team Drives.
Es recomendable que la producción de un equipo deba estar organizada y accesible para todos los integrantes del mismo. Con Gsuite tendrás la posibilidad de hacer team drives: se trata de carpetas compartidas para las que puedes designar uno o más administradores, y tantos lectores o editores como necesites.
9. Diagramas de flujo.
Cuando tienes GSuite, puedes crear diagramas de flujo con draw.io: se trata de una herramienta web que ofrece un buen número de plantillas para este propósito. Ya está integrada a GSuite, así que solo tendrás que ir a Google Drive, crear un nuevo archivo, y especificar que se trata de un archivo de este tipo. Sin pagos extra, sin trucos.
10. Mapas mentales.
Cuando eres usuario de GSuite, también tienes acceso a Mind Mup, ya integrado a Google. Es súper fácil iniciar un mapa mental, y son muy flexibles, además de que los puedes exportar a múltiples formatos: pdf, html, jpg, etc.
11. Puedes personalizar tu email.
Contratando un dominio, puedes personalizar tu email. Puedes contratar este servicio en Google, o con un tercero. Si lo haces a través de un tercero, Google te proporcionará los detalles técnicos para que hagas las modificaciones en el DNS. En el caso de los dominios registrados con algunos proveedores muy conocidos (GoDaddy, por ejemplo), Google tiene procesos simplificados, y todo será más rápido.
Por ejemplo, la cuenta info@fditf.com es una cuenta de Google!
12. Calendarios de equipo
Eso: es un espacio adicional para organizar la información de tu equipo o de toda tu organización (compañía). Es muy fácil de crear y es genial.
Comentarios finales
Definitivamente, esto no es todo. GSuite es increíble, y debes probarlo. Aquí te dejamos un enlace para que obtengas una prueba gratuita:
Si ya contrataste GSuite, tal vez te podamos ayudar de alguna forma, consulta los servicios disponibles (como la reprogramación de macros en VBA a Google Apps Script): info@fditf.com